Notion×スプレッドシートで案件管理を使い分け運用した1週間の記録

結論:前回作ったNotion→スプレッドシートの同期の仕組みを、実際の案件管理の日常運用にどう組み込んだかをまとめます。Notionで入力し、スプレッドシートで数字を見る、という役割分担を1週間運用してみて、迷わず使い分けられるようになりました。

この記事でわかること

前回の記事で、締切の自動アラート化まで作りました。今回はいったん新しい仕組みを作るのではなく、これまで作ってきた「Notion×スプレッドシート」の案件管理を、実際にどう使い分けて運用しているかをまとめます。

なぜ2つのツールを併用するのか(おさらい)

以前の記事で決めたルールはシンプルで、Notionが原本(マスタ)、スプレッドシートは集計・計算専用のビューです。この役割分担があるからこそ、「今どちらを見ればいいか」で迷わなくなりました。

「入力はNotion、数字を見るのはスプレッドシート」という単純なルールですが、これを決めてから迷いがなくなりました。

正直に言うと、最初はステータスの選択肢を「未着手・進行中・確認待ち・完了・保留」の5段階にしていましたが、実際は「進行中」と「確認待ち」の使い分けが曖昧になり、結局「進行中・完了」の2段階まで減らしました。項目は多ければ良いわけではなく、実際に迷わず更新できる粒度が重要だと感じました。

今回使っている案件管理DBのテンプレートは、今後配布ページを整えてこのブログから配布する予定です。案件を探す段階の方は、フリーランスエージェントに登録しておくと、この仕組みに乗せる案件自体を増やしやすくなります。

Notionの基本操作(データベースの複製とプロパティの入力)ができれば問題なく使えます。GAS部分は前回・前々回の記事のコードをそのまま使う想定です。

Notion側を共有すればチームでも使えますが、今回の設計は個人事業主・フリーランスの一人運用を前提にしています。複数人での編集競合は考慮していません。

技術的には可能ですが、その場合は前回までの「Notionをマスタにする」設計思想からは外れるため、二重管理の問題が再発する可能性があります。

次回は、クライアントとの対応履歴をNotion×GASで自動蓄積する仕組みを作ります。